香港中文大學評議會九七週年會員大會已於九七年七月十三日，在中環德輔道中恒生大廈二十一樓大禮當舉行，當日出席會員共五十五人。主席為李金鐘先生，秘書為俞靄敏女士。
是次會議紀錄草案經由評議會常務委員會在九七年七月廿五日會議中審議通過，草案全文現刊登如下。若會員有任何意見或修改，請於一九九七年十二月三十一日前以書面向中大評議會秘書處提出（電話：2609
7872，傳真：2603 6226）。會議紀錄之最後草案將附以九八週年會員大會之議程文件內，一併寄予各登記出席之校友，最後在週年會員大會中正式通過。
主席宣佈召開會議
一
主席李金鐘歡迎各會員出席是次週年會員大會，並歡迎代表中大學生會及中大學生報列席會議的8位同學。主席並對評議會法律顧問謝鵬元律師及蕭國興律師的出席，以及恒生銀行惠借會議場地，致以謝意。
通過上次(一九九六)週年會員大會會議紀錄
二
一九九六年六月二十九日舉行的週年會員大會會議紀錄(附件一)，經由評議會常委會在一九九六年七月四日會議中審議通過，全文其後刊於一九九六年九月號《中大校友》寄發各校友，並註明出席會員大會之校友對會議紀錄如有任何意見或修改，應於一九九六年十二月三十一日前，以書面向評議會秘書處提出。截至該日為止，秘書處未有收到任何修改會議紀錄建議。
三
就會議紀錄第六項，主席在答覆會員詢問時，申明持有投票咭會員如臨時離開會場而以投票咭交予其他會員代為投票，該票不可視為有效票之決定，乃由一九九六年週年會員大會開始實施。
四
繼由葉漢秋動議，楊寶坤和議，通過上次週年會員大會會議紀錄。主席隨正式簽署該會議紀錄。
會員大會舉行日期
五 有會員提出根據評議會「會議章則」第2條規定「評議會週年會員大會由常務委員會在每年五月或六月召開。....」而本次會員大會在七月舉行，是否有違章則。法律顧問認為「會議章則」第2條下段為「....週年會員大會必須每年最少舉行一次，日期及地點由常務委員會決定。」因此，常委會決定在本年七月十二日舉行週年會員大會，並在五月二十九日正式以廣告形式召開本次會員大會，在程序及時間上均無違章。
六
主席就此再解釋常委會在五月宣佈召開會議，並決定在七月十二日舉行會議乃考慮到：(i)除了刊登報章廣告之外，《中大校友》季刊亦為宣傳評議會週年會員大會的主要媒介，為配合《中大校友》六月號的出版日期為六月中，而郵寄該季刊至四萬名中大校友，已近六月下旬，故選擇在七月舉行會議，方便更多未有留意報章廣告之校友，亦可在收到《中大校友》後及時登記出席會議；(ii)本年六/七月間有長達五日之回歸假期，而中大校友事務處在本年六月除處理《中大校友》六月號之出版及郵寄事務，更要致力安排籌劃六月二十八日舉行的「中大校友日」大型校友活動，故不可能撥出人手兼顧評議會秘書處同時處理安排週年會員大會之繁重工作，因此就以上原因，決定在七月十二日舉行會議。
與上次會議紀錄有關事項
七
會議紀錄第五項建議秘書處考慮在完成草擬會員大會會議紀錄後，可否即時以郵寄形式分發各出席會員參考及提出修改。秘書處經向常委會報告，認為作為長期安排，此舉會影響資源運用，故有所保留。而常委會在考慮到其對會員大會紀錄之審議權，以及該紀錄草稿會刊於《中大校友》季刊，並邀請出席會議會員提出修改建議，遂決定毋須再以草稿郵寄予個別出席會員。
八
就會議紀錄十二項關於「會議規則」指引的公告形式，常委會考慮到該指引為補充評議會「會議章則」而設，供主席在主持會員大會時作參考用，目前仍屬內部文件性質，需較長時間的試用及修改，才適合提交會員大會通過成為正式文件，故決定本年會員大會暫時仍維持去年公告「會議規則」指引形式，以該指引中英文本張貼於會場當眼處，供會員參閱。
主席宣佈事項
九 主席宣佈在本次會員大會截止提交討論事項日期(即六月十九日)約一星期後(即六月二十五日)，秘書處收到莊耀洸書面提出以「如何提高會員對評議會之參與」納入本次會員大會討論事項之建議。鑑於當時秘書處整理會議議程文件工作已大致就緒，並計劃於回歸長假期前寄予與會人士，故未能以所提事項納入本次會議討論事項，遂建議該議題交由常委會下次會議討論應如何作出適當跟進。
十 有會員即時根據「香港中文大學規程」18第8段及評議會「會議章則」第9條，提出會員可於會議日期前最少兩星期或十四天以書面提出討論事項，而莊之書面建議雖然在正式公佈截止提交討論事項日期之後一星期才送達秘書處，但實為會議日期前超過兩星期(工作天則為十一天)，故所提書面建議應予接納。另有會員提出「會議規則指引」第16條有列明「會員有意提出議案或討論事項者，....經常委會討論後可決定是否列入議程。」而常委會在收到建議後，並未有正式開會討論決定不接納該項討論事項建議。大會討論至此，隨由楊寶坤動議，姜國強、夏仁山和議，接納將莊之建議列作本次週年會員大會「討論事項」，大會在無反對下通過。
十一
主席繼續宣佈有關「中大校友基金」籌款委員會在一九九三年解散時，委託評議會常委會處理該基金撥款事宜。去年評議會會員大會曾議決常委會在未來如有撥用該基金時，需以報告形式知會評議會。依照「校友基金籌款委員會」撥款指引，常委會在九六/九七年度，由「校友基金」撥出共港幣六萬八千元，資助印製「九六中大開放日特刊」及「場地指南」費用。主席再重申，該基金一九九三年以後，由校友事務處繼續通過《中大校友》季刊呼籲校友捐款，資助基金增長。捐款戶口存大學總務處，所有款項並非評議會資產。常委會只負責撥款建議。該基金目前結餘為港幣三十七萬三百九十元。
十二
就陳毓祥校友因參與保釣運動於一九九六年九月二十六日不幸捐軀一事，中大評議會聯同中大校友會聯會、中大教師協會及教職員協會在去年十月向各界呼籲設立「陳毓祥子女教育基金」，籌得捐款共二十一萬八千五百元正，經於本年一月轉交陳毓祥夫人，作為其子女的教育基金。
十三
大學已通過取消書院校董不能出任大學校董的規限，故「大學規程」18第7段相關條文亦會相應刪除，因此「評議會章程」及「選舉章則」亦需作出修改，將於議程第5項修章事項上處理。
十四
主席並宣佈評議會經收到香港中文大學校友會聯會提名下列校友由本年九月一日起出任九七/九八年度常務委員會委任委員，任期一年：
崇基 ：謝福原 (65/社會科學學士)
新亞 ：姜國強 (74/社會科學學士)
聯合 ：何萬森 (57/文憑)
研究院 ：顧爾言 (83/工管碩士)
教育學院：待定
常務委員會屬下各工作小組報告
十五 主席向大會提交九六/九七常務委員會屬下各工作小組報告(見附件二)。報告書內容包括：(I)
前言；(II) 會章專責小組；(III) 聯絡小組；(IV) 關注校務小組；(V)
籌募小組，及(VI) 未來展望。
十六 有會員提出「評議會章程」第25(g)條述及常務委員會之權責包括為評議會草擬財政預算，並提交週年會員大會通過。主席說明因評議會由成立至今，並無任何收入，故此條款暫時毋須執行，至於有關評議會之各項支出，例如召開會議廣告費、印刷費等，均由校友事務處每年經費撥付。過去四年安排多次籌款活動之行政支出，則由各常委捐出。例如本年二月舉行的「中大新春公益行大運」，其行政費用支出共五萬六千元悉由本屆常委捐出。謝鵬元律師認為基於評議會的目前情況，並無財政收支，故毋須向週年會員大會提交通過有關預算。
十七
有會員就常委會開會日期、委員出席率、列席常委會會議及如何成為各工作小組邀任委員提出詢問。主席回應常委會在過去四年，每年均舉行六次至八次會議，而下次開會日期均於每次會議後決定。常委出席率方面，則平均達八成，秘書處有清楚紀錄。會議地點通常定於市區，由於場地所限，只可容納二十人左右，故不便開放予各會員列席。就此，常委會於上年度已議決除繼續透過《中大校友》季刊及週年會員大會向會員報告工作進展外，亦已於去年十一月首次安排「會員交流會」。另秘書處亦備有常委會會議紀錄供會員查閱。至於如何成為各工作小組的邀任委員，主席說明由各小組召集人根據會員的興趣及專長，向有關會員作出邀請，再交由常委會通過。而各小組在召開不同座談會時，亦有通過報章廣告或《中大校友》季刊邀請有興趣參與討論的校友出席，或就討論議題內容，直接邀請有關專業或興趣校友參與。主席歡迎有意加入各小組工作的會員，隨時與小組召集人聯絡。
十八 有會員就常委會工作報告第13點只提到常委會曾關注在李國章校長就職典禮中，典禮行列及與會嘉賓因學生示威而受阻，並無探討大學保安組對該事件的處理方式是否恰當。主席回應目前大學已組成專責小組對該事件進行深入調查，在未獲校方公佈調查結果前，常委會暫時不作跟進。
出席校董會代表報告
十九
主席繼以代表評議會出任大學校董的身分提交報告文件(見附件三)。有校友就報告第4點關於書院院務委員任期，詢問該點與本年會員大會就大學通過取消書院校董不能出任大學校董的規限而修章的關係，主席澄清該兩事件並無任何關係。
修章事項
二十
主席向大會提交附件四文件，陸耀文提出文件內提及之「大學條例」應為「大學規程」。主席隨請會員考慮通過因應「大學規程」18第7段的修改，「評議會章程」及「選舉章則」亦需作出相應之修改如附件四A及四B。根據所作修改，評議會常委如同時擔任書院校董者，亦可被選出代表評議會出任大學校董。
廿一
繼由關彩華動議，張玿于和議，大會一致通過有關修章事項。
選舉事項
廿二
李金鐘繼以選舉主任身分宣佈在本次會員大會中，將根據評議會「選舉章則」選出(i)評議會副主席一名，(ii)常務委員會選任委員兩名，及(iii)由現職常委中選出代表出任大學校董兩名。獲選出之評議會副主席及常務委員會選任委員將由一九九七年九月一日起成為常委會成員；而代表評議會的兩位校董，在獲選後即由評議會推薦加入大學校董會，在大學校董會通過委任時，其校董職務將即時生效。至於常委會組織以及職務經列於附件五。
廿三 有會員就「選舉章則」第9條指出刊於報章的召開會員大會通告並無列明選舉原因及有關議席的職務。主席補充是年選舉均是補選任滿席位，至於有關議席的職務，會員可參考「評議會章程」、「大學規程」及會前分發的議程文件。
廿四
選舉主任說明在會員大會前一小時經舉行「候選人答問大會」，故各候選人毋須再接受詢問，而直接進入選舉程序。
評議會副主席選舉
廿五
選舉主任宣佈舉行評議會副主席選舉，有關議席之詳情及候選人履歷已列於附件六。是項評議會副主席選舉只收到一名合資格候選人提名，即現任評議會副主席殷巧兒，其副主席任期將於本年八月三十一日屆滿。
廿六
因議席數目與候選人數目同為一名，依照「選舉章則」第14條規定，毋須進行投票，候選人得自動當選。選舉主任隨宣佈候選人殷巧兒自動當選繼續出任評議會副主席，新任期將由一九九七年九月一日起，任期三年。
常委會選任委員選舉
廿七
選舉主任繼宣佈舉行常委會選任委員選舉，有關議席之詳情及候選人履歷已列於附件七。是項常委會選任委員選舉共收到兩名合資格候選人提名，分別為現任常委會委任委員李介明及選任委員余惠冰，兩人任期均於本年八月三十一日屆滿。
廿八
因議席數目與候選人數目同為兩名，依照「選舉章則」第14條規定，毋須進行投票，候選人得自動當選。選舉主任隨宣佈候選人李介明及余惠冰自動當選出任評議會常務委員會選任委員，新任期將由一九九七年九月一日起，任期三年。
代表評議會校董選舉
廿九
選舉主任宣佈進行最後一項議席選舉，選出兩名評議會代表出任大學校董。有關議席之詳情及候選人履歷已列於附件八。
三十
符合競選資格，而又同意參選代表評議會出任大學校董之現職常委共兩名，分別為現任評議會副主席殷巧兒，及選任委員劉世鏞。因議席數目與候選人數目同為兩名，依照「選舉章則」第14條規定，毋須進行投票，候選人得自動當選。選舉主任隨宣佈候選人殷巧兒及劉世鏞自動當選代表評議會出任大學校董。兩位代表將由評議會推薦加入大學校董會，在大學校董會通過委任時，其校董職務將即時生效，任期三年。
討論事項
卅一
李金鐘主席就前議決邀請各會員就「如何提高會員對評議會的參與」議題進行討論。
卅二
部份會員提出週年會員大會本應是一個讓會員對評議會的工作多作了解的場合，在有限的開會時間下，應著重就常委會過去一年之工作報告提出詢問及建議。會員如對章程、章則等細節之處理上有問題，可在會前知會秘書處，以免在會議舉行時需要用太長時間討論及澄清處理會議之技術問題。就此，亦有會員表示如有會員較著重評議會是否依照條文細則辦事，亦無可厚非。有會員提議常委會會章專責小組可考慮邀請莊耀洸及陸耀文加入其小組協助工作。主席表示會以有關意見交小組召集人考慮。
卅三
有現任及曾任常委會的委員表示常委會的工作相當繁重，往往出力之餘，也要出錢，若有心貢獻母校，歡迎透過每年的選舉議席加入評議會常委會工作。
卅四
最後主席正式收到由葉漢秋書面動議「由常務委員會成立一個如何提高評議會會員對評議會參與的專責工作小組」跟進此專題，並由陳早標和議，大會以掌聲表示一致通過有關動議。
卅五
主席至此宣佈會議完畢，並請會員留步參加茶鈙。
卅六 會議於下午四時四十五分結束。
