2016 會員大會「會長報告」        林錫濤

今年是2016年,由1994年第一屆會員大會開始計算,今年的會員大會是第二十三屆。在這二十多年來,校友會經各位前任會長及幹事的努力下,校友會漸具規模,現有會員二百多人,而會務亦上了軌道,每年都舉辦多項不同類型的活動。

 

以往的「會長報告」主要是回顧過去一年來的十多個活動的詳情,今年不同,我希望透過這個「會長報告」,與各位前瞻一下校友會的未來。

 

根據我們的統計數字,超過七成的會員是在七零年代畢業的,至於九零年代或以後畢業的,不超過一成,原因自然很多,但這不是今晚討論的主題,我想展述的是在這既定前題下,校友會應何去何從。

 

晚我的主題會環繞五個方向來與大家討論,第一是:「以會員為中心」(Client-centred);第二是:「團結與聯」(United and connected);第三是:「下權與信任」(Empowerment and trust);第四是:「專注將來發展」(Future-oriented)及;第五是:「喜愛與投入」(Passionate and committed)。

 

在「以會員為中心」方面,校友會這一兩年都做了許多工作,這工作很重要,因為我們要探求:「甚麼 是會員們的真正需要?」如果我們的服務及工作不吻合會員們的真正需要,費力做得更多也沒有意思。於是我們籌辦過「圍爐日話」,我走訪了一些核心會員。所謂 核心會員,是指一些會員,他們除了一些特别情況(例如不在悉尼)外,他們都會積極參予校友會活動,此外我亦多次和在城中工作的會員共午餐,藉此增強雙互間 了解,我的目的是希望將「會員們的真正需要」與「校友會能夠做的」有效地結合在一起

 

「團結與聯」其實主要是講幹事會。這幾年幹事會成員人數一路減少,甚至基於這種趨向,前兩年修章時將最少幹事會成員人數降至五個;另一方面我們亦盡量減省幹事會開會次數,雖然在 2015/2016年度祇開了五次幹事會會議,但在現代電子科技下,幹事會成員間的通訊更為有效展開,遇到一些大型活動,我們建立了「滾動式行動一覽表」 Rolling Action Checklist),成員們依此各司其職,亦知道整項活動的進程。

 

幹事會成員間的團 結極重要,為免除不必要的内耗,有兩項通認的會議制度成為我們的守則,第一是會長(通常亦是會議主席)保持中立,通常不參予提案、爭議與投票,待在死結 deadlock)的情況下(例如投票結果是三對三),會長才投下他的決定性一票,在我任會長期間,我很高興我從未因為有死結的情況下而投票;第二是 「誰建議誰做」(Who suggest who do ),這個也很重要,是防止一些「口高手低」的情形發生,那個成員建議便慣性地(by default)由該成員執行,這有另一好處是成員對自己的建議負責任,不是祇講不做

 

在以前的《會長的話》中,因為較少人肯進身幹事會為幹事,我提出了外判(outsourcing)及内投(insourcing)等概念解決這問題,但不見成效,原因是外判沒有人「接波」,内投亦衹限於口頭上的提議而不肯落手落腳的協作。舊年又改變形式,提出「活動統籌」(Activity Leader)及「活動協作」(Activity Supporter)等概念,實質一點說,是希望多些校友而非幹事參予籌劃校友會活動,這點舊年有些成就,我們得到了 Bill SiuMay ChanCharles Yan等幫助,在此謹代表校友會對他們致謝。

 

現代人都喜歡說「下權與信任」,校友會的活動發 展將如是執行,幹事會每年的年頭都製訂財政預算,活動前如有特殊需要,可即向幹事會申請補足,活動完結後亦作檢討,希望財務方面做到不寬不緊,用錢洽當等 原則。校友會每年的最大活動為「新年團拜聚餐」及「周年大會晚餐」,我們都製訂了三人工作小組(Taskforce)統籌計劃及執行工作,一路以來的經 驗,覺得效果相當理想。

 

校友會應怎樣「專注將來發展」?校友會及幹事會雖然資源缺乏,但我們仍然希望作出一些「回饋母 校」的貢獻。中大每半年都有十多位交換生來悉尼的大學唸一個學期的課,我們現在開始加強與這些交換生的聯繫;此外,中大聯合書院每年暑假都派出40多位同學到悉尼大學上一個為期兩週的課程,我們每年都選擇一個適合的周末,與這批同學共遊悉尼橋、悉尼海港及Manly海灘。

 

在「融和社區」方面,我們亦加強了與香港大學、理工大學及浸會大學在悉尼的校友會的聯繫,由2016年開始,我們四間大學校友會,輪流每季籌辦一項午餐敘會活動,歡迎各校友會成員參加;此外,我們亦經常與香港經貿署悉尼辦事處有聯絡。

 

校友會怎樣使會員們更「喜愛及投入」?其實基於我們的創新及肯接受創新。校友會改進自己的網頁是第一步,因為這是最有效率的大眾傳媒,我們透過網頁,可招募更多新會員,我們的網頁將持續更新換代,希望它成為校友會會員間的基本通訊平台。

 

這個網頁通訊平台有兩點是極有發展潛質的,第一點是由正式的校友會活動基礎上增加一些「非校友會活動」。「非校友會活動」是甚麼呢?其實校友會内臥虎藏龍, 很多有專才特趣的會員因一些原因沒有以校友會名義籌辦了許多活動,例如行山、旅遊、參觀花展及各類展覽等等,但參加者多是校友,校友會網頁這個通訊平台可 以將他們拉近及讓其活動擴展,這是「雙赢」的。 第二點是將校友會的服務基礎由「活動本位」(Activity based)轉化為「虛擬本位」(Virtual based)。虛擬本位是利用網頁作為個體化的會員發展,例如校友會網頁内的「會員之角」(Members’ Corner)就是一例,將來更希望發展到一個即時互動議堂系統(Interactive Forum),會員們都可以即時交換一些有價值的生活資訊或心得。

 

講了這些,我希望各位校友會會員更能理解幹事會的運作,在迎接第二十三屆新幹事會的成立同時,我們更希望新幹事會在「能夠做」及「喜歡做」方面能一轍共行,最終目的是:能夠有效地滿足會員們的真正需要

 
back to Newsletter  front   page